DATENSCHUTZERKLÄRUNG EINREICHUNGEN
Gültig ab: 9.12.2025

Zugrundeliegendes Vertragsverhältnis / betroffene Person:
Diese Datenschutzerklärung gilt für natürliche Personen (nachstehend „betroffene Person“ genannt), die beim Verantwortlichen zumindest einen selbst verfassten Text sowie Kurzbiographie und Kurzinhalt eingereicht haben, damit der Verantwortliche dessen Aufnahme in sein Theaterverlagsprogramm prüfen kann.

Datenverarbeiter / Verantwortlicher:
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die THOMAS SESSLER VERLAG GMBH, 1010 Wien, Johannesgasse 12/4, FN 125327 f, HG Wien (nachstehend „Verlag“ genannt)
Vertreter: Mag. Sebastian Schulenburg, Dr. Maria Teuchmann

1. Verarbeitete Daten: Die betroffene Person nimmt zur Kenntnis, dass der Verlag ihre nachfolgend angeführten personenbezogenen Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung verarbeitet:

a) Stammdaten: Name, Vorname, ggf. Titel / akademischer Grad, Geburtsdatum, Wohnsitz/Postadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Lebenslauf.

2. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen: Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person, die unter Ziffer 1 genannt sind, verarbeitet der Verlag zunächst zu folgenden Zwecken auf Rechtsgrundlage des Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person):

a) Stammdaten: zur eindeutigen Identifikation der betroffenen Person und Zuordnung zu den von ihr verfassten Texten; zur Kontaktaufnahme bei Rückfragen zum eingereichten Text; zur etwaigen Vorbereitung des Abschlusses eines (Autor:innen)Vertrags (z. B. Vertragsverhandlungen, Vertragsentwürfe).

Im Falle, dass der Verlag den eingereichten Text nicht in sein Theaterverlagsprogramm aufnimmt („Absage“) und es daher zu keinem Vertragsschluss kommt, werden nur folgende personenbezogene Daten der betroffenen Person auf Rechtsgrundlage des Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (berechtigte Interessen des Verantwortlichen) weiterhin verarbeitet:

b) Name, Vorname, ggf. Titel / akademischer Grad: zur Verwaltung von Absagen, insbesondere, um die Mehrfachbearbeitung von eingereichten Texten zu vermeiden,

Weiters verarbeitet der Verlag die in Ziffer 1 angeführten Daten auf der Rechtsgrundlage des Art 6 Abs 1 lit c DSGVO zur Einhaltung etwaiger gesetzlicher, gerichtlicher bzw. behördlicher Pflichten des Verlags, insbesondere auch Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten.

3. Datenempfänger: Die personenbezogenen Daten, die in Ziffer 1 angeführt sind, speichert und verarbeitet der Verlag unter Einhaltung entsprechender technischer und organisatorischer Sicherungsmaßnahmen. Grundsätzlich werden keine personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben, die nicht unmittelbar an einem Vertragsabschluss oder einer Vertragserfüllung beteiligt sind (z. B. Auftraggeber:innen); eine Ausnahme stellt die Weitergabe personenbezogener Daten an Auftragsverarbeiter im Sinne des Art 28 DSGVO dar, die solche personenbezogenen Daten benötigen, um ihre jeweilige Leistung an den Verlag zu erbringen. Dies sind:

a) Microsoft Corporation Inc., Redmond, WA, als Betreiber der Netzwerk- und Rechenzentruminfrastruktur (OneDrive) und als Kommunikationsdienstleister (Outlook, Microsoft Teams);

b) MP2 IT-Solutions GmbH, A-1160 Wien, als EDV-Dienstleister des Verlags, der Einsicht in alle gespeicherten Datensätze hat, weil er Netzwerk und Rechenzentruminfrastruktur betreut;

c) Saldo EDV Beratung Gesellschaft m.b.H., A-3100 St. Pölten, als Softwaredienstleister des Verlags, der Einsicht in alle Datensätze der verlagsinternen CRM-Datenbank hat;

d) Zoom Video Communications Inc., Zoom Voice Communications Inc., San José, CA, für Audio- und Videokonferenzen via Zoom.

An die angeführten Auftragsverarbeiter gibt der Verlag personenbezogene Daten nur für bestimmte, im Voraus definierte Zwecke weiter, sofern dafür eine gültige Rechtsgrundlage besteht und sichergestellt ist, dass auch die Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Verpflichtungen verarbeiten. Die Unternehmen Microsoft Corporation Inc., Zoom Video Communications Inc. und Zoom Voice Communications Inc. übermitteln Daten in die USA; die Datenübermittlung in die USA ist in diesen Fällen aufgrund des US-EU Data Privacy Frameworks auf Basis des Art 45 DSGVO zulässig; DocuSign International übermittelt Daten in Drittländer auf Rechtsgrundlage von Binding Corporate Rules; die Datenübermittlung ist daher gemäß Art 46 Abs 2 lit b iVm Art 47 DSGVO zulässig.

4. Verarbeitungsdauer: Die personenbezogenen Daten im Sinne der Ziffer 1 werden für die folgende Dauer verarbeitet:

a) im Falle einer Absage: da die Prüfung eingereichter Texte zeitintensiv ist, werden personenbezogene Daten der betroffenen Person im Falle einer Absage für zehn Jahre ab letztmaliger Einreichung bzw. letztmaligem Kontakt, was immer später ist, gemäß dieser Datenschutzerklärung verarbeitet, damit der Verlag prüfen kann, ob dasselbe oder andere Texte derselben Autor:in bereits zu einem früheren Zeitpunkt eingereicht wurden.

b) Im Falle einer Zusage: bis zum Abschluss des Autor:innenvertrags werden die personenbezogenen Daten der betroffenen Person gemäß der vorliegenden Datenschutzerklärung verarbeitet; die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Abschluss des Autor:innenvertrags (insbes. Vertragsunterschrift) sowie im anschließenden Vertragsverhältnis erfolgt gemäß der Datenschutzerklärung für Urheber:innen. Stellt die betroffene Person keine korrekten persönlichen Daten zur Verfügung oder schränkt die Datennutzung ein, so kann der Abschluss eines Autor:innenvertrags verzögert bzw. unmöglich gemacht werden.

c) Betriebsmittel (E-Mails, Rechnungen etc.), die personenbezogene Daten enthalten, bewahrt der Verlag zudem mindestens für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungspflichten auf (insbesondere gemäß § 132 BAO, § 212 UGB, § 11 Abs 2, 3. Unterabsatz UStG).

5. Auskunftsrecht: Die betroffene Person hat jederzeit das Recht, vom Verlag Auskunft darüber zu verlangen, welche ihrer personenbezogenen Daten der Verlag verarbeitet (einschließlich das Recht, zusätzliche Informationen zu erhalten, die in Art 15 Abs 1 DSGVO angeführt sind) sowie das Recht, die verarbeiteten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Die betroffene Person hat weiters das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln und kann zudem jederzeit verlangen, dass verarbeitete Daten richtiggestellt werden. Alle diesbezüglichen Anfragen sind unter Angabe des Namens der betroffenen Person und möglichst mit dem Betreff „Datenschutzangelegenheit“ an office@sesslerverlag.at oder an die Postadresse des Verlags zu richten.

6. Recht auf Löschung und Einschränkung verarbeiteter Daten: Die betroffene Person ist unter bestimmten Voraussetzungen berechtigt zu verlangen, dass ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden, sofern keine der Ausnahmen des Art 17 Abs 3 DSGVO anzuwenden ist. Ein Recht auf Löschung besteht insbesondere nicht, solange die personenbezogenen Daten rechtmäßig verarbeitet werden. Dasselbe gilt, wenn die betroffene Person verlangt, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten eingeschränkt wird (Art 18 DSGVO).

7. Beschwerderecht: Die betroffene Person hat das Recht, im Falle unrechtmäßige Datenverarbeitung bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien.